Los proveedores son una pieza fundamental de tu Pyme. Sin importar el tamaño de tu empresa, son ellos quienes te suministran los materiales necesarios para desarrollar tus productos o servicios, por eso es importante que sepas sobre la gestión del pago a proveedores.

Esta relación es clave para la salud de tu empresa como para la economía nacional. De hecho, el Ministerio de Economía Fomento y Turismo afirma que el 21,3% de las empresas en Chile se ven comprometidas por el atraso en las fechas de pago pactadas.

Por eso a continuación, te entregaré una serie de recomendaciones para que administres la cadena de suministro y hagas el pago a proveedores como PRO.

Primero que todo ¿Qué es el pago a proveedores?

Es el trámite por el que abonas o adelantas una cantidad de dinero relacionada con el producto o servicio suministrado por un tercero para el desarrollo de tus productos. 

¿Suena sencillo verdad?

Pero ambos sabemos que es un proceso que involucra diferentes aspectos como las plataformas de pago, los plazos vigentes y mucho más.

4 Aspectos a tener en cuenta para el pago a proveedores

• Cualquier operación comercial que hagas debe tener una factura o documento, sea una electrónica o convencional. 

• Los proveedores están obligados a facilitarte la factura en un plazo máximo de 30 días desde la fecha en la que se entregó el producto o servicio. 

• Ningún acuerdo puede fijar plazos superiores a los 60 días hábiles para el abono de la factura.

• Si hay periodos de prueba de los productos o servicios establecidos en el contrato, debes aprobar o rechazar en un plazo de 30 días. A su vez, la fecha para el pago al proveedor tras la prueba también será de 30 días hábiles desde la aprobación del pedido.

Hablemos sobre el proceso de compra a proveedores

1. Generación de la orden de compra y factura

Una vez decidido lo que comprarás, debes enviar un detalle o emitir la orden de compra para tu proveedor. La documentación debe contener los detalles de la transacción como el número de productos solicitados, la dirección de tu empresa, precio, la forma de pago, la fecha de recepción, entre otros. De esta forma, la factura que generará el abastecedor tendrá los datos precisos de la transacción.

Este proceso puede tomar hasta el 35% del tiempo del departamento contable. Por esto, procesos como la factura electrónica pueden ayudarte a ser más eficiente con tus recursos.

2. Recibir y evaluar calidad

Es fundamental revisar la calidad de los productos o servicios adquiridos, es decir, que cumplan con las condiciones pactadas. Así evitas futuros problemas y agilizas los procesos si hay algún tipo de inconveniente.

3. Autorización de pago

Una vez que hayas recibido los productos tal como los solicitaste, acompañados de su respectiva factura, es momento de realizar el pago a tus proveedores.

¿Qué es el Periodo Medio de Pago? 

Para hacer una programación de pago a proveedores adecuada, es ideal que tengas tus finanzas organizadas para conocer tus plazos y los periodos medios de pago.

El periodo medio de pago a proveedores (PMP) es un indicador que te permite entender tu capacidad como acreedor al momento de pagar las facturas a proveedores a tiempo. La fórmula para el pago es:

• PMP = (Compras medias a pagar / Compras totales) x 365

El resultado será el intervalo de fechas que tienes para gestionar el pago de los proveedores. De esta manera, puedes establecer prioridades de compra y no comprometer tu imagen con ninguno de tus aliados comerciales evitando el vencimiento de tus facturas.

La fórmula te permite pactar los días de pago con tus proveedores, lo cual te permite automatizar pagos y tener un proceso más sano.

Ahora ¿Cómo puedes fortalecer la relación con proveedores? 

Mejora la comunicación

Abrir líneas y canales de comunicación, como reuniones, representa un beneficio mutuo. Esta debe ser regular y efectiva, enfocada en resolver problemas y tener objetivos en común. Una excelente idea 💡 es compartir con tus proveedores cuáles son los resultados positivos y la información relacionada con los casos de éxito que has logrado.

También hay que ser transparentes al expresar las expectativas y las metas a alcanzar con respecto al servicio que solicitas. En este caso, tú eres el cliente, así que estás en el derecho de demandar lo que solicitaste. Sin claridad, es difícil que se puedan satisfacer tus necesidades comerciales, lo que afectará la calidad del producto.

Buen comportamiento 

Si la calidad del producto es buena y cumpliste con el pago a tiempo, tienes la base para una relación duradera. Las exigencias de ambas partes se deben efectuar, lo que te ayudará a construir una relación sólida que beneficiará tus intereses comerciales. Además, esto puede concluir en algún descuento por parte de tus proveedores.

Forma el sentido de pertenencia 

Imagina un engranaje: si una de sus partes no funciona, afecta a todo el sistema.

Los procesos comerciales, en su sentido amplio, funcionan como cualquier tipo de engranaje. Por ello, debes crear las